Logiciel coffre fort numérique et d’archivage de documents dans une entreprise
La préparation, la numérisation, l’extraction automatique des données, la restitution des originaux papiers, la mise à disposition des copies numériques s’effectue en prenant en compte le système d’information sous-jacent.
La numérisation de ses documents est très importante et elle doit s’inscrire dans une politique globale de gestion électronique des documents (GED).
Lorsqu’on envisage d’archiver des documents, c’est pour maîtriser ses risques et préserver la pérennité de son activité. C’est également pour ne pas perdre la mémoire de l’entreprise, son savoir-faire, son patrimoine mais aussi disposer d’un ensemble de documents en vue d’une action marketing, opérationnelle et d’une prise de décision.
Les principales raisons pour lesquelles il est nécessaire d’archiver des documents sont les raisons administratives, probantes et patrimoniales, auxquelles s’ajoutent les spécificités des organisations (santé, banque, assurance…) soumises à des contraintes réglementaires strictes ou fortement recommandées.
Pour une entreprise, numériser et sécuriser ses archives est d’une importance capitale en terme d’organisation mais aussi pour une bonne optimisation des coûts de gestion. Elle peut être très onéreuse. Nous pensons qu’elle doit se réaliser à moyen ou long terme et ainsi lisser les coûts afférents sur cette période à définir.
L’accès y est facilité, géré en fonction des profils et disponible à tout moment pour les collaborateurs de la société ayant un droit d’accès spécifique.
Le règlement général sur la protection des données (RGPD) du 23 mai 2018 encourage, sensibilise et prévient les entreprises et ses ressources humaines de l’utilité d’une telle mesure.
Les espaces d’archivage prévus à cet effet vous offrent de nombreuses garanties, comme par exemple, une restitution rapide en cas de perte, de vol ou de détérioration. Protéger vos documents en les numérisant et en les archivant c’est aussi protéger votre identité.